Klage/bekymring sendes til klage@smilaarhus.dk
Angiv venligst om det er en utilfredshed/bekymring eller en personklage.
–
Klager kan ikke behandles anonymt.
Det betyder at dit fornavn, og evt. FetLife profilnavn vil være bekendt for bestyrelsen, evt. klagenævn og for den indklagede.
Vi behandler som udgangspunkt kun klager der vedr. Smil Aarhus medlemmer
–
Bestyrelsen tager stilling til henvendelsen og har flg handlemuligheder.
1. Henvendelse afvises med forklaring.
2. Den indklagede indkaldes til en samtale med 2 repræsentanter fra bestyrelsen. Her informeres om hvad der er acceptabel adfærd og omgangsform. Sanktionsmuligheden er en mundtlig advarsel. Ønsker indklagede ikke at deltage i en samtale, ophæves medlemskab. Gentagelse af uacceptabel adfærd medfører ophævelse af medlemsskab.
3. De involverede parter tilbydes en mægling, med 2 repræsentanter fra bestyrelsen. Ønsker parterne ikke at deltage i en mægling, sendes klagen videre til klagenævn, med en bemærkning om at mægling er afvist af en eller begge parter. Begge parter har mulighed for at medbringe bisidder til mæglingen.
4. Henvendelsen vurderes at være så alvorlig, at Klagenævnet skal behandle den.
Klageudvalget/Klagenævnet.
–
Klageudvalget er 5 medlemmer der vælges på GF.
De udpeger selv de 3 medlemmer der skal deltage i klagebehandlingen.
–
Klagenævnet er der klagebehandlingen udføres.
–
Udover de 3 medlemmer fra klageudvalget, består Klagenævnet af
2 medlemmer fra bestyrelsen.
Der lægges stor vægt på habilitet i klagebehandlingen.
Kan Klagenævnet ikke dannes fuldtalligt, pga inhabilitet, har Smil Aarhus mulighed for at indkalde bestyrelsesmedlemmer fra en af de andre Smil afdelinger, til at deltage i klagebehandlingen.
–
Klagenævnet har 2 uger til at tage kontakt med klager og indklagede, for at aftale samtaler med begge parter.
Samtaler afholdes i foreningen og tilrettelægges så de 2 parter ikke møder hinanden.
Begge parter kan aflevere dokumentation til klagenævnet.
Når klagenævnet har hørt begge parter og vurderer at have fået belyst sagen tilstrækkeligt, tages der beslutning om evt sanktion til indklagede, eller afvisning af klagen.
Beslutningen meddeles skriftligt til begge parter, og skal indeholde en begrundelse.
Sanktioner truffet af klagenævnet skal offentliggøres i et åbent referat. Navne og anden persondata slettes fra det åbne referat.
Mulige sanktioner er:
1. Fra 3 mdr til 2 års karantæne.
2. PNG. Persona non grata. Livslang bortvisning.
Ingen dokumentation udleveres til parterne, men et samlet sæt af sagens dokumenter opbevares i foreningens pengeskab i en forseglet kuvert. Referat af selve klagebehandling opbevares i 1 år. Referat af beslutning/sanktion opbevares i 5 år.
Herefter makuleres dokumenter.
Sanktioner meddeles til og er gældende i alle Smil afdelinger.
Dette sker via kartotekssystemet.
–
Ankemulighed.
Er man utilfreds med resultatet af klagebehandlingen, kan der ankes til førstkommende GF og anken behandles på dagen.
Ved en anke bortfalder diskretionskravet.
En anke vil betyde at GF sættes på pause, mens en medlemsudpeget Voldgift på 3 personer, gennemgår dokumentation, taler med det medlem der anker sagen, interviewer repræsentanter fra klagenævnet og, i øvrigt, får sagen belyst.
Herefter har Voldgiften sidste ord i sagen.
_______________________________________________
Der står følgende om klager i vores vedtægter pr. 2025:
§ 5. Mægling
1. I tilfælde af klage skal bestyrelsen stille mægling til rådighed.
§ 6. Klager (personsager)
1. Enhver klage over et medlem kan behandles af et klagenævn
bestående af 3 repræsentanter fra klageudvalget og 2
repræsentanter fra bestyrelsen. Dog kan der kun undtagelsesvis
behandles klager fra 3. person.
2. Bestyrelsen og klageudvalget tager hver især stilling til
repræsentanternes habilitet.
2.a: For at undgå inhabilitet, kan klageudvalget/bestyrelsen låne
betroede medlemmer fra andre LU foreninger til at behandle
klage.
3. Indklagede skal gøres bekendt med klagens fulde ordlyd. De
berørte parter med bisidder har ret til at blive hørt af klagenævnet
og har, hvis de ønsker det, ret til at læse skriftlige vidneudsagn
inden endelig afgørelse. Parterne har ikke ret til at stille
spørgsmål.
4. Klager skal skriftligt tilstilles bestyrelsen senest 6 måneder efter
hændelsen. Under helt særlige forhold kan klagenævnet give
dispensation til at behandle hændelser ældre end 6 måneder.
Bestyrelsen giver besked til klagenævnet om at igangsætte
behandlingen.
5. Klagenævnet skal, medmindre de involverede parter ønsker
andet, lukke mødet under behandling af klagen. Referatet herfra
er lukket i et år fra mødets dato og opbevares i en lukket kuvert.
Ønsker ingen af de involverede parter herefter referatet åbnet,
destrueres det efter fem år
6. Klagenævnet er kun beslutningsdygtigt i klagesager, når det er
fuldtalligt.
7. Klagenævnets sanktionsmuligheder er skriftlig advarsel,
tidsbegrænset karantæne i op til to år eller eksklusion. Eksklusion
eller karantæne på mere end 6 måneder kræver dog 4/5 flertal.
Eksklusion og karantæne kan kun besluttes af et fuldtalligt
klagenævn.
8. Enhver sanktionsafgørelse kan ankes til generalforsamlingen af
de berørte parter. Anken skal være bestyrelsen i hænde senest tre
uger før afholdelse af generalforsamlingen. Anke har ikke
opsættende virkning. Den indankende har taleret under
behandling af anken på generalforsamlingen uanset
tilhørsforhold til F83 på tidspunktet for afholdelse af denne
generalforsamling.”
9. Et medlem af en anden lokalafdeling kan af et fuldtalligt
klagenævn med minimum 4/5 flertal dømmes Persona Non Grata
(uønsket) i en periode eller permanent.
10. Sanktioner truffet af klagenævnet skal offentliggøres i et åbent
referat. Navne og anden persondata slettes fra det åbne referat.
11. Generalforsamlingen vælger årligt fem personer til klageudvalget.
Valg af medlemmer til klageudvalg tre for to år på ulige årstal, to
for to år på lige årstal.